Akta osobowe 2022 wg Kodeksu Pracy

Akta osobowe 2022 wg Kodeksu Pracy

Do obowiązków każdego pracodawcy należy założenie i prowadzenie akt osobowych każdego pracownika. W aktach należy w odpowiedni sposób umieszczać i aktualizować różne informacje, oraz przechowywać je określą ilość czasu. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jakie informacje o Tobie widnieją w aktach osobowych, w archiwum u Twojego pracodawcy, zapraszamy do przeczytania artykułu.

Zebraliśmy w jednym miejscu wszystkie informacje na temat akt osobowych, które reguluje Kodeks Pracy. Jeśli jesteś zainteresowany tylko jedną częścią artykułu, sprawdź, czy zawiera on zagadnienie, które Cię interesuje. Poniżej przedstawiamy listę zagadnień omówionych w artykule:

Spis treści:

  • Z jakich części składają się akta osobowe?
  • Akta osobowe 2022 według Kodeksu Pracy – część A
  • akta osobowe 2022 według Kodeksu Pracy – część B
  • akta osobowe według Kodeksu Pracy – część C
  • akta osobowe według Kodeksu Pracy – część D
  • Jak prawidłowo powinna być prowadzona i przechowywana dokumentacja akt osobowych według Kodeksu pracy w 2022 roku?

Z jakich części składają się akta osobowe?

Akta osobowe to zbiór informacji o pracowniku danej firmy, zakładu czy przedsiębiorstwa, które muszą być założone i prowadzone przez pracodawcę. Ich zawartość jest ściśle określona przez Kodeks Pracy. Przepisy zmieniają się na przestrzeni lat, dlatego warto sprawdzić, jak to wygląda w roku 2022, który właśnie zaczęliśmy.

Akta osobowe podzielone są na cztery części: 

  • część A – informacje związane z nawiązaniem zatrudnienia.
  • część B – informacje związane z przebiegiem zatrudnienia.
  • część C – informacje związane z ustaniem zatrudnienia. 
  • część D – informacje dotyczące pracowniczej odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej. 

Co powinna zawierać każda z części akta osobowych? Wyjaśniamy i opisujemy.

Część A

Co powinna zawierać część A akt osobowych według Kodeksu Pracy w roku 2022?

Część A akt osobowych według Kodeksu Pracy w 2022 roku powinna mieścić w sobie zaświadczenie wydane przez lekarza o wykonanych badań lekarskich w związku z rozpoczęciem pracy i braku przeciwwskazań do jej wykonywania.

W części A  akt osobowych według Kodeksu Pracy w 2022 roku dotyczy to badań wstępnych, badań okresowych, badań kontrolnych. W części A akt osobowych według Kodeksu Pracy 2022 powinno także znaleźć się orzeczenie o niepełnosprawności, jeśli pracownik takie posiada.

Część B

Co powinna zawierać część B akt osobowych według Kodeksu Pracy w roku 2022?

Część B akt osobowych to najbardziej obszerna część. Dokumenty, które muszą znaleźć się w tej części, możemy podzielić umownie na trzy grupy.

W części B akt osobowych według Kodeksu Pracy w roku 2022 powinny znaleźć się następujące dokumenty:

– odpowiednia dokumentacja zgromadzonych przez pracodawcę danych osobowych w związku z nawiązaniem stosunku pracy, czyli zatrudnieniem nowego pracownika.

– dokumentacja umowy o pracę. W takiej dokumentacji powinny być opisane warunki umowy o pracę oraz rodzaj umowy o pracę.

– zakres obowiązków, które od momentu rozpoczęcia stosunku pracy, czyli zatrudnienia, będą spoczywały na nowo zatrudnionym pracowniku.

– jeśli przez pracownika wykonywana jest praca o szczególnym charakterze lub praca w szczególnych warunkach, także należy udokumentować to odpowiednimi papierami.

– różnego rodzaju potwierdzenia pracownika, do których należą:

  • potwierdzenie, że pracownik zapoznał się z treścią regulaminu pracy i obwieszczeniami.
  • potwierdzenie zapoznania się z przepisami i zasadami BHP obowiązującymi w miejscu pracy.
  •  potwierdzenie zapoznania się z zakresem informacji, które będą objęte tajemnicą zawodową. Tajemnica zawodowa jest różna na różnych stanowiskach pracy. Te najczęściej są odrębnie określone dla każdego stanowiska w odpowiednich przepisach.

Potwierdzenie zapoznania się z każdym z tych dokumentów to podpis pracownika. W razie braku podpisu uznaje się, że pracownik nie zapoznał się z powyższymi przepisami.

Następna część dokumentów, znajdująca się w części B akt osobowych według Kodeksu Pracy w roku 2022 to dokumenty, które potwierdzają, że pracownik zapoznał się z: 

– warunkami zatrudnienia, lub późniejszymi aneksami – zmianami warunków zatrudnienia, jeśli takie nastąpiły w trakcie trwania umowy.

– potwierdzenie zapoznania się z celem i sposobem stosowania monitoringu, jeśli taki jest używany na terenie miejsca pracy.

– potwierdzenie zapoznania się z ryzykiem zawodowym, które wiąże się z wykonywanym zawodem. Tym samym potwierdzenie zapoznania się ze sposobami ochrony przed zagrożeniami wynikającymi z wykonywania danej pracy.

Ostatnia część dokumentów znajdujących się w części B akt osobowych według Kodeksu Pracy w roku 2022 znajduje się na tej liście:

– pisemne potwierdzenie przez pracownika odbytego szkolenia BHP przed rozpoczęciem pracy, w którym przedstawione zostały zasady BHP obowiązujące w miejscu pracy.

– oświadczenie w związku z wypowiedzeniem warunków pracy i płacy.

– oświadczenie w związku ze zmianami warunków pracy i płacy.

– dokumenty, które potwierdzają, że pracownikowi powierzone zostało mienie pracodawcy i istnieje obowiązek jego zwrotu.

– dokumenty zawierające oświadczenie pracownika, że bierze na siebie odpowiedzialność materialną za powierzone mu mienie pracodawcy i zobowiązuje się do wliczenia z posiadanego mienia pracodawcy.

– dokumenty, które potwierdzają posiadanie przez pracownika kwalifikacji zawodowych niezbędnych do wykonywania pracy na danym stanowisku.

– dokumenty, które związane są z przyznawaniem pracownikowi nagród lub wyróżnień w związku z wykonywaną pracą.

– dokumenty określające czas nieobecności pracownika w pracy wynikający z urlopów: macierzyńskiego, tacierzyńskiego, wychowawczego czy rodzicielskiego.

– dokumenty z informacjami o obniżonym wymiarze czasu pracy, co jest dozwolone przez Kodeks Pracy w związku z urlopem macierzyńskim, tacierzyńskim, wychowawczym czy rodzicielskim.

– oświadczenie pracownika, w którym pracownik oświadcza swój stosunek do korzystania z możliwości urlopów związanych z posiadaniem dzieci. Pracownik może wyrazić lub nie wyrazić chęci korzystania z takiego urlopu.

– jeśli pracownik korzystał z urlopu bezpłatnego – dokumenty dotyczące korzystania z urlopu bezpłatnego.

– skierowania na badania lekarskie różnego rodzaju: badania wstępne, badania okresowe, badania kontrolne.

– wszystkie orzeczenia związane z wykonywanymi badaniami wstępnymi, badaniami okresowymi czy badaniami kontrolnymi.

– jeśli taka umowa została zawarta – umowa o zakazie konkurencji.

– jeśli w danym zakładzie funkcjonują związki zawodowe, to odpowiedni dokument potwierdzający współpracę pracodawcy ze związkami zawodowymi.

– dokumenty dotyczące wykonywania telepracy, jeśli taka jest wykonywana przez pracownika na jego stanowisku pracy.

– dokumenty dotyczące zatrudniania pracownika młodocianego wraz z informacjami o ryzyku zawodowym i zasadach ochrony przed zagrożeniami.

Część C

Co powinna zawierać część C akt osobowych według Kodeksu Pracy w 2022 roku?

W części C akt osobowych według Kodeksu Pracy w 2022 roku powinny znajdować się następujące dokumenty:

– w przypadku rozwiązania umowy o pracę – odpowiednie oświadczenia dotyczące jej rozwiązania.

– wnioski, które dotyczą wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy, jeśli takie czynności miały miejsce.

– dokumenty, które potwierdzają niewypłacenie pracownikowi należnego mu ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

– kopia wydanego świadectwa pracy lub potwierdzenie dostarczenia oryginału świadectwa pracy.

– potwierdzenie dokonania czynności w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym w związku z danym pracownikiem, z czym związane było zajęcie jego wynagrodzenia za wykonywaną przez pracownika pracę.

– po ustaniu stosunku pracy – umowę o zakazie konkurencji.

Co powinna zawierać część D akt osobowych według Kodeksu Pracy w 2022 roku?

Część D

Oto dokumenty, które według Kodeksu Pracy powinny znaleźć się w części D akt osobowych prowadzonych przez pracodawcę. 

 Część D odnosi się w dużej mierze do kar poniesionych przez pracownika w związku z odpowiedzialnością porządkową. Tak więc część D zawiera wszelkie dokumenty czy odpisy z zawiadomieniami o ukaraniu pracownika, czy poniesieniu przez niego odpowiedzialności porządkowej, gdzie przewidziane jest zatarcie wymierzonej kary po upływie wcześniej ustalonego okresu czasu.

Jak prawidłowo powinna być prowadzona i przechowywana dokumentacja akt osobowych według Kodeksu pracy w 2022 roku?

Kodeks pracy przewiduje, że dokumentacja powinna być odpowiednio numerowana w wykazie. Powinna także być porządkowana chronologicznie – od najwcześniejszego, do najpóźniejszego zdarzenia. Możliwe jest przechowywanie przez pracodawcę dokumentacji w formie elektronicznej.

Przechowywanie dokumentacji pracownika w formie elektronicznej może być możliwe tylko po spełnieniu przez pracodawcę niektórych warunków, a należą do nich:

– ochrona przed uszkodzeniem, utratą czy trafieniem do osób nieuprawnionych.

– zachowanie integralności treści dokumentów oraz stosowanie metod polegających na zabezpieczeniu dokumentów przed możliwością wprowadzenia w nich jakichkolwiek zmian.

– udostępnianie dokumentów tylko osobom, które są do tego odpowiednio uprawnione.

– nadzorowanie wszelkich zmian dokonywanych w aktach.

– dbałość o funkcjonalność wydruku dokumentów.

Jak wygląda okres, przez jaki muszą być przechowywane dokumenty?

– dokumenty muszą być przechowywane przez pracodawcę przez okres 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w firmie z dniem 1 stycznia 2019 lub później.

– przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w firmie w latach 1999 – 2018. Warto dodać, że 10 lat liczmy od ostatniego dnia w roku, w którym pracodawca złożył odpowiedni raport informacyjny.

– przez 50 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w firmie przez 1 stycznia 1999 roku.

Prowadzenie i przechowywanie akt osobowych nie należy do łatwych tematów, a z pewnością jest częścią dość pracochłonnej pracy w przedsiębiorstwie. Nalezy jednak dbać o to, aby pracownicy znali obowiązujące przepisy dotyczące przechowywania akt osobowych. Będąc pracownikiem również warto coś o tym wiedzieć.

Podziel się
Social media & sharing icons powered by UltimatelySocial