Prowadzenie księgowości to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Niemniej jednak mogą oni wybrać, czy powierzą to zadanie biuru rachunkowemu, samodzielnie będą prowadzić rachunkowość, czy też zatrudnią wyspecjalizowanego księgowego. Na jakie rozwiązanie warto się dziś zdecydować?
Księgowy na etacie
Najprostszym, wydawałoby się, rozwiązaniem jest zatrudnienie księgowego na etacie. Taka osoba pozostaje całkowicie do dyspozycji jednego przedsiębiorcy – zajmuje się nie tylko ewidencjonowaniem dokumentów księgowych, ale również może przejąć pełną opiekę nad finansami przedsiębiorstwa. Księgowy na etacie to rozwiązanie przede wszystkim dla dużych, dobrze prosperujących firm. To tam bowiem na miesiąc wykonywanych jest wiele operacji finansowych, z którymi poradzi sobie jedynie doświadczona księgowa. Co więcej, do jej obowiązków będzie należało również sporządzanie sprawozdań finansowych czy składanie deklaracji podatkowych. Każdy przedsiębiorca z pewnością chętnie zatrudniłby osobę, która będzie opiekować się finansami firmy. Minusem jest jednak fakt, iż takie rozwiązanie pociąga za sobą duże koszty. Musimy przede wszystkim opłacić wynagrodzenie księgowej, a także zapłacić za nią składki ZUS. Co więcej, naszym obowiązkiem, jako pracodawcy, jest wyposażenie stanowiska pracy księgowej. Musimy więc zakupić odpowiedni sprzęt komputerowy, a także program do prowadzenia księgowości, który umożliwi składanie deklaracji podatkowych online. Jak widać, czeka nas naprawdę sporo wydatków. Dodatkowo znalezienie kompetentnej osoby z odpowiednim doświadczeniem może okazać się bardzo trudne. Na rynku bowiem brakuje księgowych, natomiast te, które posiadają odpowiednie kompetencje, zwykle mają wygórowane oczekiwania finansowe.
Samodzielne prowadzenie księgowości
Właściciele małych firm nie chcą wydawać zbyt wiele na prowadzenie księgowości. Nic dziwnego – ostatecznie ich przychody zwykle nie są bardzo wysokie, natomiast zatrudnienie księgowej lub powierzenie prowadzenia rachunkowości biuru rachunkowemu sporo kosztuje. Dzisiejsze programy do prowadzenia księgowości są bardzo intuicyjne, a co więcej można je wygodny sposób połączyć na przykład z bankowością internetową, przez co dodatkowo oszczędzamy czas i pieniądze. Dostęp do programu możemy wykupić już na kilkadziesiąt złotych rocznie, przez co staje się on jeszcze bardziej opłacalny. Wiele z nich posiada również wersję mobilną, co ułatwia codzienną pracę. Niemniej jednak musimy mieć na względzie, że programy te przeznaczone są głównie dla osób, które prowadzą działalność na naprawdę niewielką skalę. Zwykle służą one do prowadzenia tak zwanej księgowości uproszczonej. Programy te nie są jednak wolne od wad. Podstawową z nich jest fakt, iż aby je obsługiwać, musimy posiadać pewną wiedzę. Bez niej bardzo trudno będzie nam odnaleźć się w świecie finansów i księgowości. Co gorsza, istnieje duże ryzyko popełnienia błędu w wyliczaniu wysokości podatku do zapłaty. Jeśli samodzielnie prowadzimy księgowość, to za wszelkie, popełnione błędy jesteśmy odpowiedzialni my. Warto mieć na względzie, że obecnie kary wymierzane przez organy podatkowe są bardzo dotkliwe. Co więcej, zdobytą raz wiedzę musimy cały czas aktualizować. Bez tego trudno nam będzie odnaleźć się w gąszczu ciągle zmieniających się przepisów prawa podatkowego. Samodzielne prowadzenie księgowości okazuje się być nie tylko ryzykowne, ale i czasochłonne. Choć obecnie programy do prowadzenia rachunkowości są proste w obsłudze i zautomatyzowane, to jednak zawsze musimy sprawdzić, czy nie popełniono jakiegoś błędu przy ewidencjonowaniu dokumentów. Odpowiedzialność spoczywa bowiem na nas, a nie na programie czy jego twórcach. Lepiej więc nie prowadzić księgowości samemu, jeśli kompletnie się na tym nie znamy, a co więcej nie mamy na to czasu.
Oferty biur rachunkowych
Biura rachunkowe to wyspecjalizowane podmioty gospodarcze, które świadczą usługi z zakresu prowadzenia księgowości. Obecnie coraz częściej poszerzają one swoją ofertę, dzięki czemu klienci mogą skupić w jednym miejscu wiele, różnego rodzaju usług, z których korzystają. Na skorzystanie z oferty biura rachunkowego najczęściej decydują się przedsiębiorcy, którzy prowadzą działalność na niezbyt dużą skalę. Co więcej, chcą oni skupić się na prowadzeniu i rozwijaniu własnej firmy, a nie na kwestiach stricte związanych z finansami i księgowością. Jak wygląda współpraca z biurem rachunkowym? Najczęściej klienci donoszą (bądź wysyłają elektronicznie) dokumentację księgową. Pracownik biura rachunkowego ewidencjonuje ją, po czym wylicza zaliczkę na podatek dochodowy, podatek VAT i tym podobne zobowiązania. Biuro rachunkowe może również zająć się prowadzeniem dokumentacji kadrowej i płacowej. Przedsiębiorca informowany jest o tym, w jakiej wysokości podatek musi zapłacić – jego jedynym obowiązkiem jest więc wykonanie przelewu na rzecz urzędu skarbowego lub ZUS. Co więcej, przedsiębiorca może zlecić biuru rachunkowemu sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego czy złożenie rocznej deklaracji podatkowej do urzędu skarbowego. Współpraca z biurem rachunkowym ma jednak swoje wady. Przede wszystkim pracownik, który rozlicza naszą firmę, opiekuje się także wieloma innymi. W efekcie nie zawsze jest on w stanie udzielić nam profesjonalnej porady finansowej, ponieważ nie analizuje stanu finansów naszej firmy – skupia się jedynie na kwestiach księgowych i podatkowych. Pracownik biura rachunkowego, który nie posiada tytułu doradcy podatkowego, nie może udzielać nam porad w kontekście optymalizacji podatkowej czy w ogóle płaconych przez nas podatków. Warto mieć na uwadze, że współpracując z biurem rachunkowym, musimy ściśle przestrzegać terminów dostarczania dokumentacji księgowej. Oczywiście, w przypadku, gdy mamy możliwość elektronicznego przesyłu dokumentów, nie stanowi to większego problemu. Gorzej, gdy z każdą fakturą musimy osobiście fatygować się do biura. Niestety, współpraca z biurem rachunkowym kosztuje, i to często niemało. Opłata najczęściej uzależniona jest od ilości dokumentów, jaką dostarczamy w ciągu miesiąca. Jeśli działamy w trudnej pod kątem podatkowym branży, to możemy zapłacić nieco więcej. Każe dodatkowe sprawozdanie będzie nas sporo kosztować. Co więcej, porada podatkowa często jest płatna. Sam kontakt z księgowym może być też utrudniony – warto zwrócić uwagę na to, że ma on pod opieką nie tylko naszą firmę, a więc nie zawsze będzie on dla nas dostępny.
Jakie rozwiązanie wybrać?
Nie ma wątpliwości, że każdy podmiot gospodarczy musi prowadzić księgowość – czy to uproszczoną, czy pełną. Pozostaje jednak pytanie, w jaki sposób? Na ogół duże firmy decydują się na zatrudnienie księgowego, który będzie dla nich pracował na etacie. Bardzo często tworzą one nawet całe działy księgowe, w których zatrudniona jest więcej, niż jedna osoba. Wszystko po to, aby można było powierzyć pracownikom kompleksową opiekę nad księgowością oraz finansami firmy. Mniejsze firmy, które zatrudniają pracowników, często decydują się na współpracę z biurem rachunkowym. Zwykle bowiem nie stać ich na to, aby zatrudnić księgowego, lecz z drugiej strony samodzielne prowadzenie rachunkowości wydaje im się zbyt ryzykowne. Biuru rachunkowemu powierzają również prowadzenie kadr i płac, a więc spraw pracowniczych. Tymczasem osoby, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą i nie zatrudniają pracowników, często prowadzą księgowość we własnym zakresie, za pomocą dedykowanych programów (coraz częściej korzystają one z tych, które udostępniają im banki). Przedsiębiorcy ci czasami świadczą usługi na rzecz jednego podmiotu, zatem zatrudnienie księgowej czy współpraca z biurem rachunkowym są dla nich zwyczajnie nieopłacalne, gdyż ewidencjonują tylko jedną fakturę w miesiącu. Takie rozwiązania praktykowane są przez przedsiębiorców najczęściej, jednak na które z nich warto postawić w konkretnym przypadku? Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi, bowiem zawsze należy wziąć pod uwagę przede wszystkim swoje możliwości finansowe, a także indywidualne potrzeby.